İşe yani başlayan çalışanın, ilk iş gününde en ihtiyacı olan şeylerden biri “duyarlılık”. İş görüşmesi sırasında tanımlanan işlerin hangilerinden sorumlu olduğu, iş akışları, yöneticisi ve çalışma prensibi, projeler, iş arkadaşları derken uzun bir “acaba” listesi ile karşı karşıya kalabiliyoruz. İlk iş gününün heyecanı, merak ile birleşince de ortaya bir hayli hassas bir bünye çıkıyor. Kahveyi nereden alacağınızı bilmediğiniz, lavabonun yerini tahmin yürüterek bulmak zorunda kaldığınız bir günün sizi bekliyor olma olasılığı yüksek. İşte tüm bu duyarlılıkların giderilmesi ve işe daha iyi adapte olabilmemiz için oryantasyon süreci giriyor devreye. Eğer şanslıysanız size oryantasyon eğitimini verecek birileri vardır. Gelin görün ki pek çok şirkette atlanan bir konu bu. Diğer bir deyişle “yaşayarak öğrenme” denen bir süreçle de karşılaşabiliyoruz. Bu şu demek; işe gidiyorsunuz ve masanızın başına oturur oturmaz önünüze yapmanız gereken işler geliyor ve siz işi yaparken öğreniyorsunuz. En zoru da bu… Çünkü henüz kimseyi tanımadığınız için sağa sola sormaya da çekinebiliyorsunuz. Bir noktadan sonra ya bu işi kotaramıyor ya da kendinizi yalnız ve çaresiz hissettiğiniz için işten soğuyorsunuz. İşte bu noktada oryantasyonun önemini görmüş oluyoruz. Peki nedir bu oryantasyon?
Oryantasyon ne demek?
Oryantasyon nedir kısaca değinelim. Oryantasyon kelime anlamı olarak yönlendirme yapmak, kılavuzluk etmek anlamına gelir. Kelimenin kökeni Fransızcadır. Fransızca orientation kelimesinin Türkçe söylenişi oryantasyondur. İşe yeni başlayan çalışanların gereken tüm bilgileri edinmesi ve kısa sürede işe adapte olması için yapılan bir eğitimdir. Sadece eğitim verilmekle kalmaz aynı zamanda kişinin bu eğitime ve işe uyup uymadığı da denetlenmiş olur. İşletmelerde mevcut düzenin aksaksız devamı ve kurumsal hafızanın korunması için oryantasyon eğitimleri büyük önem taşır. Oryantasyon eğitiminin içeriği şirketin dinamiğine göre çeşitlenebilir. Küçük işletmeler için genelde az sayıda çalışan alımı olduğu için daha kısa ve basit çaplı programlar verilebilir. Oryantasyon eğitimini kim verir sorusunun yanıtı da yine işletmenin ölçeğine göre değişir. Oryantasyon eğitimini genelde yönetici ya da o iş için görevli kişi verir. Büyük ve kurumsal şirketlerde oryantasyon kapsamındaki tüm uygulamaların ilk yöneticiler ve İnsan Kaynakları Bölümü ile paylaşılması önemlidir. Böylece çalışan için en uygun çalışma düzeni kurulmuş olur.
Kurumsal şirketlerde oryantasyon nasıldır?
Oryantasyon eğitimi iki şekilde gerçekleşiyor; temel oryantasyon ve mesleki oryantasyon. Temel oryantasyonda çalışana işletmenin dünden bugüne serüveni anlatılıyor. Bunun içinde şirketin marka değeri, vizyonu, örgütsel yapısı, üst yönetim pozisyonları, yöneticilerin isimleri ve title’ları, organizasyon yapısı, şirket departmanları, hizmetler, üretim süreçleri, şirketin kuralları, şirketin politikaları, güvenlik uygulamaları, şirketin gelecek hedefi, bugün hangi noktada olduğu ve genel olarak şirketin fiziksel yapısı gibi konular anlatılır. İşletmenin tanımı yapılırken aynı zamanda deneme süreleri, ücret ödeme şekilleri, fazla mesailer, resmi tatiller, yıllık izinler, yemek saati ve benzeri gibi çalışanın merak ettiği soruların da yanıtı verilir. Mesleki oryantasyon eğitiminde ise adı üzerinde görev ve pozisyonun gereklilikleri hakkında bilgi verilir. Mesleki oryantasyon sürecinde çalışana işi yaşayarak öğrenme imkânı verilir. Buradaki hedef işe uyum sürecini hızlandırmaktır. Oryantasyon süreci tamamlandıktan sonra sosyal kaynaşma sürecine geçilir. Oryantasyon süresi genellikle 2 hafta ile 6 ay arasında değişkenlik gösterebilir bu tamamen şirketin dinamiğine bağlı bir durumdur.
Oryantasyon sürecinin faydaları nelerdir?
Oryantasyon süreci ne kadar verimli geçerse çalışanın işe uyumu da o kadar kolay olur. İşe adapte olan çalışan, performansını kısa sürede gösterir ve böylece zamandan tasarruf sağlanarak işler aksaksız bir şekilde ilerlemiş olur. Oryantasyon eğitimi süresince her bakımdan tatmin olan çalışan, artık tam performans ile işe sıkıca sarılır. Oryantasyon kimi işletmelerde “vakit kaybı” olarak görülür ancak bu eğitim sonunda kazanılanlar düşünüldüğünde o kısa süreli eğitimin bile çok büyük katkılar sağladığı görülür. Sıkı bir oryantasyon eğitimi ile hem çalışan kendini güvende hisseder hem de işverenin işleri kolaylaşır. Bazı şirketlerin atladığı oryantasyon eğitimi, bir süre sonra çalışanın işten soğumasına ve dolayısı ile de iş kaybına yol açabilir.
İnsan kaynaklarının oryantasyon sürecindeki önemi
Oryantasyon sürecinin başarı ile tamamlanabilmesi için İnsan Kaynakları Bölümü’ne çok önemli roller düşer. Öncelikle yeni çalışanın bu oryantasyon sürecinde beklentileri öğrenilmelidir. Ardından bu beklentilerin karşılık bulup bulmadığı değerlendirilmelidir. Uygulanan oryantasyon eğitimi neticesinde mutlaka raporlanmalı ve süreçte gereken iyileştirmeler yapılmalıdır. Bu arada bazı durumlarda başarılı bir oryantasyon süreci gerçekleştirebilmek için İK departmanındaki görevli kişilerin oryantasyon kursu ya da oryantasyon belgesi alması gibi gereklilikler de olabilir. İnsan kaynakları yöneticileri için oryantasyon sürecinin başında çalışan ile ilgili bazı hazırlıkları yapması önemlidir. Örneğin çalışma yerinin planlanması, bilgisayar tedariki, e-posta adreslerinin alınması ya da telefon numarasının belirlenmesi, personel kartının oluşturulması, çalışanlar için “aramıza hoş geldiniz” yazısı ve benzeri gibi detayların önceden planlanması daha doğru bir işleyiş için ilk adımları oluşturacaktır.
